Viktige tips for å lage e-post suge mindre for alle

Anonim

Jeg vil gjette at minst 40% av dagen min er dedikert til å lese og svare på e-postmeldinger av varierende betydning, fylle opp mine personlige og profesjonelle innboks (for ikke å nevne at vi sprer ut sporadisk spam som går gjennom filtrene mine). Men akkurat som de fleste telefonsamtaler, kunne de fleste e-postene bli skrevet mer effektivt for både avsender og mottaker ...

Teknolog- og kulturblogger, Sean Bonner, delte nylig en tre trinns guide for å forbedre hvordan vi emailer, til fordel for alle. Hans råd inkorporerer kommunikasjonsteknikker fra tiden med CB-radiokommunikasjon og telegram, holder ting kort og til dags, og inneholder noen få akronymindikatorer for å tydelig angi om mottakere må svare eller om e-posten din skal være den siste i tråden.

Sean Bonners 3 tips som vil gjøre e-post suger mindre for oss alle :

1. NNTR (Ikke nødvendig å svare) - Legg til "nntr" til slutten av rent informasjons e-post, slik at folk vet at det ikke er nødvendig å svare. Dette vil bidra til å kutte ned på alle de "kule" og "takk" e-postene du får hver dag. 2. EOM (slutt på meldingen) - Hvis meldingen din er kort nok, legg det hele i emnet etterfulgt av EOM (slutten av meldingen) slik at folk vet at de bare kan slette det uten å bruke tiden å åpne den eller lagre den for senere eller hva som helst. 3. 3SR (3 Setningsregel) - Prøv, prøv veldig hardt, å holde e-post under 3 setninger. Hvis du trenger å skrive noe lenger enn det, er kanskje e-post ikke den beste måten å kommunisere disse ideene på.

Selvfølgelig holder sunn fornuft, og man bør ikke bruke 3-trinns systemet mens du kommuniserer med din Nana eller kjære ole mamma ... de kan vandre unna og fortsette å sende oss deres søte feriebilder eller fortsette å sende oss inspirerende / morsomme webmemes fra 2001 til innboksen vår fylles opp (det er hva vår Gmail-konto er for).

En annen forfatter tilbød disse ekstra e-posttipsene:

  • Bare send epost andre ønsker å motta.
  • I stedet for å videresende tredjeparts nyheter via e-post, legg den inn på bloggen din eller kommentere på en blogg som adresserer problemet.
  • Ikke legg til noen i en adresseliste uten deres uttrykkelige samtykke.
  • Ikke videresend kjedebrev eller petisjoner. De har ingen effekt utover irriterende mottakeren.
  • Det beste vedlegget er vanligvis ikke vedlegg. Hvis du ønsker å sende et vedlegg, spør først.
  • Meld det klart i e-posten din hvis du ber om et svar eller en bestemt handling.
  • Lær forskjellen mellom CC og BCC og ikke CC mer enn en håndfull kolleger som kjenner hverandre. Beskytt personvernet til dine korrespondenter og deres e-postadresser.

Men for det meste, hvor mange av oss håndterer en innboks som overskrider korrespondanse der reglene ovenfor kan forbedre kommunikasjonen, filtrere ut alle innboksringene som ofte gjør e-post muligens den mest ineffektive kommunikasjonsmåten disse dager? Selv inkorporering av "NNTR" -markøren vil holde trådenes tilbakevending til et minimum. Er det ikke hva våre Facebook-vegger er for, uansett?

Bilde: Iain Farrell